最近又常常收到了公司 Exchange Server 信箱快滿的通知…

這實在是有點令人不勝其擾，所以還是來設定個 Outlook 自動封存的規則吧～

這樣的規則在 Windows 版的 Outlook 根本不需要自己加，

直接就有個「自動封存」的選項，

可是在 Mac 版的 Outlook 就沒有這功能了，得自己加上去，

加上去之後其實還是半殘的… 後面會提到…

 

參考資料：

Outlook 2011 For Mac – Check The Size Of Your Mailbox

Outlook 2011 For Mac – Auto Archiving Mail

 

1. 在本機建立一個用來儲放封存郵件的目錄

到 Outlook > Preferences > General 頁面，

把 Hide On My Computer folers 取消勾選：

這樣就可以在 Inbox 下面看到原本被隱藏起來的 On My Computer 目錄～

接著在 On My Computer 上按右鍵 > New Folder 來建立新的目錄：

 

這邊目錄的名稱可以自己取，像我是取 Archive20150619，

這樣以後可以知道這是從哪天開始封存的：

 

2. 建立封存郵件的規則

到 Outlook > Tools > Rules：

 

選擇 ON MY COMPUTER 下面的 Exchange，

再按下 + 鈕建立新規則：

新規則的內容就像截圖所示，意思是這樣的，

當郵件收到超過 30 天的話，就把它移到 Archive20150619 這個目錄去：

建立好後，在 Rules 裡面應該就可以看到這個規則了：

3. 執行規則來封存郵件

這邊就是我覺得 Outlook for Mac 最蠢的一件事了，

上面設定好的規則「看起來」像是郵件超過 30 天後，就會「自動」封存到指令的目錄…

但事實上，你就算等個兩個月三個月，等到天荒地老，也不會有半個郵件被自動封存起來…

你得自己「手動」去執行這個規則，它才會去把符合條件的郵件封存起來…

很詭異吧？我不知道 Outlook for Mac 的開發者在想什麼，

不過真的是非常不貼近使用者的設計…

 

抱怨歸抱怨，這是我目前試到最好的方式了～

對著每一個目錄按右鍵 > Apply Rule > Apply > Auto Archive，

就可以把那個目錄下符合條件的信件封存到指定的目錄去囉，

這邊記得要對所有的目錄都做這個動作，

它不會自動套用到目錄下的子目錄喔 (另一個我覺得 Outlook for Mac 蠢的地方)～

 

 

做完之後，在 Exchange server 上的信箱用量有降低了，

不過上述的手動動作還是得定期做一下，勉勉強強囉～

 

2015/6/20 更新：後來找到自動封存的方法，

請參考 使用 AppleScript 自動封存 Outlook 的郵件～