[Mac] 將 Outlook for Mac 的信件封存,節省信箱空間!

[Mac] 將 Outlook for Mac 的信件封存,節省信箱空間!

最近又常常收到了公司 Exchange Server 信箱快滿的通知…

這實在是有點令人不勝其擾,所以還是來設定個 Outlook 自動封存的規則吧~

這樣的規則在 Windows 版的 Outlook 根本不需要自己加,

直接就有個「自動封存」的選項,

可是在 Mac 版的 Outlook 就沒有這功能了,得自己加上去,

加上去之後其實還是半殘的… 後面會提到…

 

參考資料:

Outlook 2011 For Mac – Check The Size Of Your Mailbox

Outlook 2011 For Mac – Auto Archiving Mail

 

1. 在本機建立一個用來儲放封存郵件的目錄

到 Outlook > Preferences > General 頁面,

把 Hide On My Computer folers 取消勾選:

Screen Shot 2015-06-19 at 11.49.34 AM

這樣就可以在 Inbox 下面看到原本被隱藏起來的 On My Computer 目錄~

接著在 On My Computer 上按右鍵 > New Folder 來建立新的目錄:

Screen Shot 2015-06-19 at 11.48.31 AM

 

這邊目錄的名稱可以自己取,像我是取 Archive20150619,

這樣以後可以知道這是從哪天開始封存的:

Screen Shot 2015-06-19 at 11.47.04 AM

 

2. 建立封存郵件的規則

到 Outlook > Tools > Rules:

Screen Shot 2015-06-19 at 11.52.25 AM

 

選擇 ON MY COMPUTER 下面的 Exchange,

再按下 + 鈕建立新規則:

Screen Shot 2015-06-19 at 11.53.09 AM

新規則的內容就像截圖所示,意思是這樣的,

當郵件收到超過 30 天的話,就把它移到 Archive20150619 這個目錄去:

Screen Shot 2015-06-19 at 11.55.05 AM

建立好後,在 Rules 裡面應該就可以看到這個規則了:

Screen Shot 2015-06-19 at 11.56.07 AM

3. 執行規則來封存郵件

這邊就是我覺得 Outlook for Mac 最蠢的一件事了,

上面設定好的規則「看起來」像是郵件超過 30 天後,就會「自動」封存到指令的目錄…

但事實上,你就算等個兩個月三個月,等到天荒地老,也不會有半個郵件被自動封存起來…

你得自己「手動」去執行這個規則,它才會去把符合條件的郵件封存起來…

很詭異吧?我不知道 Outlook for Mac 的開發者在想什麼,

不過真的是非常不貼近使用者的設計…

 

抱怨歸抱怨,這是我目前試到最好的方式了~

對著每一個目錄按右鍵 > Apply Rule > Apply > Auto Archive,

就可以把那個目錄下符合條件的信件封存到指定的目錄去囉,

這邊記得要對所有的目錄都做這個動作,

它不會自動套用到目錄下的子目錄喔 (另一個我覺得 Outlook for Mac 蠢的地方)~

Screen Shot 2015-06-19 at 11.56.59 AM  

 

做完之後,在 Exchange server 上的信箱用量有降低了,

不過上述的手動動作還是得定期做一下,勉勉強強囉~

 

2015/6/20 更新:後來找到自動封存的方法,

請參考 使用 AppleScript 自動封存 Outlook 的郵件

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